仕事がわからず無能すぎて辛い。そんな僕が実践したマジで効果的な解決法

仕事がわからず無能すぎて辛い。そんな僕が実践したマジで効果的な解決法

仕事が出来ない、わからないというのは非常にストレスを感じるものです。

ときには自分自身が無能とさえ思えてきます。

生活のためには毎日会社に行って仕事をしなくてはならないのに、それが辛く感じるならばもはや『生きているのが辛い』というのと同じようなものですよね。

  • 物忘れ、勘違いなど作業ミスが多い
  • 言われたことを理解できない、わからない
  • 仕事が遅く計画通りに進まない、終わらない

これらは僕が以前の職場で実際に感じていたことです。

同じような経験ありませんか?

仕事ができない無能な人の3大特徴といっても良いかもしれません。

そんな状態がずっと続くと段々『どうして良いかわからない』という閉塞感を感じるようになりますよね。

僕もそうでしたからよく分かります。

今回は、そんな人に『なぜ仕事ができないのか』そして『どうすればよいのか』概念的な話や精神論ではなく、実践的な内容でお伝えします。

あなたも当てはまる?『仕事ができない』とき辛かったこと

なぜ仕事ができないのか、無能と感じるのか、を説明する前に実際に僕が同じように感じていた時、本当に辛かったことをいくつかあげてみます。

僕自身かなり精神的ストレスを感じていた時期の傾向でもあるので、もし同じ様に感じているならば要注意ですよ。

自分を卑下し、責めてしまう

うまく出来ないことが続くと段々と自分自身がとても無価値な存在に思えてきます。

『なんでこんなに物覚えが悪いんだろう』

『何か病気なんじゃないか』

『今まで僕は何をしてきたんだろう』

『周りからもきっと使えないやつと思われている』

『よく見れば、よく聞けば、よく考えればわかるはずなのに』

組織で人と一緒に協力して仕事をしている以上、自分だけが100%悪いことはありません。

どんなミスであっても、それが起こるための土壌が確かにあるはずなのです。

しかし、自分が無能だと感じている人は物事を内向的に考える傾向が強い為、すべての事象を内部要因に結びつけてしまいます。

仕事の指示が悪いときであっても自分の理解力や洞察力不足が原因と考えたり、理不尽に怒られても自分のミスと思い込んでしまうのです。

そういった時に的確に客観的評価をしてくれる人がその場にいればよいのですが、現実的には中々いないでしょう。

どんどん負の連鎖に陥ってしまうわけです。

周りのイライラが自分にとっても非常に大きなストレス

わからなくてミスしたり、何度も聞き返したり、うまく理解できないと段々相手の反応がキツくなってきます。

相手も人間ですから感情的になることもあるでしょう。

しかし、そのせいで段々わからないことがあっても聞きづらくなり、問題を抱え込んでしまいます。

その結果さらなるミスにつながったり、仕事を進めることが出来ず、ますます相手を怒らせてしまうのです。

『職場に仕事ができない人がいてイライラする』という意見をよく聞きますが、はっきりいって仕事が出来ない本人の方が圧倒的にストレスを感じているのですよね。

別にこっちもやりたくてやっているわけではないですから。

でも、実際にそんなことは周りには言えません。そんなこと言ってもまるで逆ギレですからね。

特に一緒に仕事をする相手が少数で、みんなそんな感じという場合は絶望的な気分になりますよね。

気にするなとか深呼吸とかいう問題じゃない

「みんなそんなに気にしていないから大丈夫だよ」「まずは落ち着いて深呼吸してストレッチしてみよう」「そのうちなんとかなる」…など。

誰かに相談してみたり、ネットで調べたりするとよくこの手の回答が返ってくることがあります。

これって本当に仕事ができなくて悩んでいるときに見ても、何の解決にもならないんですよね。

実際にそういう状況に陥ったことがない人の気休めのセリフだと感じてしまいます。

確かにある程度余裕があるときに聞くと気持ちが楽になったり、凝り固まった考え方を変えるきっかけになることもあります。

しかし「とにかく即解決できる方法」や「すぐに今の状況から楽になる方法」を欲しているときはまどろっこしいとしか感じません。

それだけ自分の余裕がなくなってきているサインとも言えますね。

 

どうでしょうか。これらの特徴がいずれも当てはまるようだと、精神的にだいぶ落ち込んできていると考えたほうがよいでしょう。

ですが大丈夫です。ちゃんと対策はありますのでぜひ続きを読んでみてください。

『自分は無能だ』と感じる3大要因と具体的な解決策

ではここから具体的に冒頭にあった『仕事ができない無能な人の3大特徴』とその具体的な対策を掘り下げていきましょう。

これらの対策を行うことで確実に仕事が出来ない状況が改善されるはずですよ。

1.『ミスが多く、よく失敗する』ときに明日から出来る対策

ミスが多いというのは、仕事ができないと感じる大きなポイントの一つです。

「自分は人と比べてミスの回数が多い」「仕事ができる人はミスしない」そんなふうに考えていないでしょうか?

実はそうではありません。

仕事ができる人は【ミスしてもそれを気付ける】あるいはそもそも【ミスが発生しにくい】仕組みを作っているのです。

逆に言えばミスするかしないかは取り組み方や仕組みづくりの違いでしかなく、決して能力に依存するものではありません。

・ミスする人とミスしない人の違い(その1:ミスに気付ける仕組みづくり)

例えばあなたが毎日お客さんに業務開始、終了のメールを出すという仕事をするとしましょう。

毎日メールを送っていれば、たまに日付を間違えて入力したり宛先のアドレスを間違えることは必ず起こります。

もし、宛先のアドレスを間違えたとしても、メール送付前にチェックして間違いに気付けたらそれはミスとは見なされないでしょう。

【アドレスを間違える】という行為そのものは誰でも起こりえますが、気づかずに送ってしまえばミスで、気づいて止めればミスではないということです。

仕事ができる人は送付前にアドレス確認用のメッセージが出るような仕組みを考えます。(実際そういったソフトは多くありますし、標準で導入している会社も多いでしょう)

文章の【てにをは】の間違いはwordの自動チェックで判断できますし、メールそのものの送り忘れは毎日予定の10分前にリマインド通知を出すような設定で気付けるでしょう。

これらが【ミスをしてもそれに気付ける】仕組みの一例です。

・ミスする人としない人の違い(その2:ミスが発生しづらい仕組みづくり)

そもそも毎日手動でメールの文章を作って、アドレスを入力して送っているからミスが入り込む余地があるのです。

メールの文章をコピーできるようにどこかに保存しておいたり、アドレスは連絡帳に入れておき手入力不要にしたりという対策はすぐに思いつくはずです。

しかし、そのコピペの作業や連絡帳からの選択も結局は人間が行うわけですからやはりミスは起こりえます。

仕事ができる人は、どうにかその手作業の手間と自由度を減らすことは出来ないかを考えます。

例えば毎日変わることがない文章部分はテンプレートとして、はじめからメールに書かれていたとしたらどうでしょうか。

同様に宛先のアドレスも自動で同じ人のものが固定で入ることになってれば、いちいちコピペする手間も省けます。

手作業で行う部分=ミスが起こり得る部分なので、そこを減らすことでそもそもミスが発生しづらい環境を作るわけです。

・ミスする人としない人の違い(その3:ミスが起こりえない仕組みづくり)

しかし、これでもまだミスが起こる余地はあります。

例えば『メールを送る用意をしていたら、電話がかかってきてそのままメール送信を忘れてしまった』このようなことも十分考えられるでしょう。

ならばいっそ毎日決まった時間に自動的にメール文章を作成して、決まったアドレスに向かって自動的にメールを送付する仕組みを考えられたらどうでしょうか。

こうなればもはや毎日のメール送信業務そのものが完全に自動化されるので、文章やアドレスが変わることがない限り作業時間はおろか、タスク自体を意識する必要すらなくなるわけです。

ミスが起こる可能性もほぼ0ですね。

・あなたが【よくミスする】正体は実はコレだった!

というわけで【毎日のメール送信】という単純な作業を例にミスする人としない人の違いを上げてみました。

ただ、これらの作業にはプログラミング知識が必要だったりしますから誰でも即実行できることではありませんよね。

あくまで1つの例えであり、ポイントは可能な限りミスが入り込む余地をなくし、ミスが起きても気付ける仕組みをつくっているかということです。

例え一つ一つはミスする可能性は僅かであっても、日々の仕事はこういった小さな作業が無数に積み重なっているわけですからミスする可能性はあちこちにあるのです。

例え99%失敗しないであろう単純作業であっても、それを100回繰り返せばミスする確率はなんと63.4%にまで跳ね上がるのです。

補足:100回繰り返したときの計算式
一度作業して【成功する確率】は99%ですね。

2回とも成功する確率はは99%×99%=約98.01%です。

さらに3回とも成功する確率は98.01%×99%=約97.02%です。

これを100回繰り返すと最終的にすべて成功する確率はわずか約36.6%です。

100ー36.6=63.4%となり6割以上もの確率でどこかでミスをすることになります。

実はこれがあなたが【よくミスをする】正体かもしれません。

・ミスする人としない人の違い まとめ

実際には上記のような単純なルーチン作業の他にも毎日新しい仕事が次々と舞い込んでくるでしょう。

その為、そんなに単純ではないと思うかもしれません。

しかし、人命に関わる大事故やニュースになるような金融機関などの大規模システムトラブルまで、世の中の大きな事故やトラブルは実はその殆どが些細なミスをきっかけとして発生しています。

有名なハインリッヒの法則のというものがあります。

ハインリッヒの法則(ハインリッヒのほうそく、Heinrich’s law)は、労働災害における経験則の一つである。1つの重大事故の背後には29の軽微な事故があり、その背景には300の異常が存在するというもの。

出典:https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%8F%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%AA%E3%83%83%E3%83%92%E3%81%AE%E6%B3%95%E5%89%87

日々の小さなミスは誰でも起こすものです。しかし、それをそのままにしておけば必ず大きなミスとなりとんでもない失敗につながります。

人は必ずミスするもの、ということをしっかりと自覚している人が『仕事ができる人』なのです。

少しでもミスを減らすため、あるいはミスを繰り返さないためにどんな対策が出来るかを常に考えましょう。

2.『言われたことが理解できない』ときの具体的な対策

仕事を指示されても、難しくて何を言っているのか理解できない。

具体的にどうすればいいのかが判断できない。思いつかない。

指示されても何が求められているのか、実際に自分はどう動けばよいのかすら不明で固まってしまうときがありますよね。

コレもまた仕事ができない、と感じるポイントの一つでしょう。

この場合の対策も理解しておきましょう。

・メモは非常に重要。意味のないメモにしないためのコツ

残念ながら人の記憶というものは頼りなく実に曖昧です。

相手が何を指示しているのかを後から振り返るためにも、記憶に頼らずにメモを取る事は非常に重要です。

しかし、闇雲に言われたことをメモしているだけでは『後から自分の書いたメモの意味がわからない』という状況に陥ってしまうことがあります。

一言一句もれなく書き取ることは不可能なので、すべてメモだけで済ませようとは考えないでください。

ただ機械的に聞いた内容をまるごとメモ書きするのではなく、内容をなるべく理解しようとしつつポイントになりそうな点をメモするのです。

あくまでも記憶を呼び起こすためのトリガーとなるような単語を記載する習慣をつけることで、徐々に相手の言っている内容も理解できるようになってきます。

また、矢印や赤ペンなどを使い、なるべく簡略化するのも有効でしょう。

一通り話が終わったら、実際にメモを見返してそのメモをもとに指示内容をもう一度相手に確認してみましょう。

こうすることで、そのメモが有効かどうか聞き漏らした点や勘違いがないかをチェックできます。

・実は多い『依頼者の指示が悪い』というパターン

なにか作業を指示された直後が最も質問をしやすいタイミングです。

不明点がある場合、ここで全て明確にしておくべきですが実際にはなかなかうまくいかないこともあるでしょう。

なんとなく「わかりました」と言ってしまい、その場で聞けないままになってしまうパターンは結構多いものです。

  • 『○○は××だから前にやったことあるから出来るよね』と、わからないと言えない雰囲気になる。
  • 『△△はたしかあのやり方で出来るはず。ちょっと確認しておいて。で、その次は…』などと不安点が残ったまま話を続けられる。
  • 『□□をこうして、◇◇をこうするでしょ、そして〇〇をあっちに持っていて、××が…』と矢継ぎ早に言われてついていけない。
  • 『アンニュイでフォトジェニックな雰囲気を持ちながらもロジカルでシステマチックな資料を…』と曖昧すぎる指示をされる。

相手がせっかちだったり、丁寧に説明してくれない人であったり、あるいは苦手なタイプだったりするとこういったときに非常に困ってしまいますよね。

1つ1つの指示をその場で正確にくみとって判断し、そのとおりに作業することは非常に難しいことです。

つい自分の理解力が低いと思いがちですが、実際には『相手の指示が悪い』というパターンもまた非常に多いのです。

・聞きづらい相手に質問する際のポイント

しかし、後から考え直してどうしてもわからない点があり、調べてもすぐにわからないときはいずれにせよ結局は聞くしかありません。

そういうときはなるべく簡潔に質問することで、自分も聞きやすくなります。

具体的には以下の3つのポイントを抑えながら質問内容を整理しましょう。

  1. 聞くべきことを整理して聞く
  2. 報告&確認しながら聞く
  3. メールで聞く
1.聞くべきことを整理して聞く

聞くときはなにがわからないのかもやもやしたまま聞くのではなく、疑問点がはっきりするまで自分の中で内容を細分化してからピンポイントに質問しましょう。

一度ですべてが明らかにならないほど複雑な場合は、何度かに分けて質問するのも有効です。

ダラダラと30分質問されるよりも、簡潔にまとめて3分の質問を3回に分けてされたほうが相手にとっても負担が減ります。

2.報告&確認しながら聞く

報告の形で自分の認識があっているかを確認する、というテクニックもあります。

具体的には「○○まで完了しました、次は××をします」という形で、こまめに報告をいれます。

もし○○や××が間違っているのであれば、その時点で指摘が入るはずですから、自分の認識違いがないかをチェックしながら仕事を進められるわけです。

これは指示する側にとっても進捗度や理解度を把握できるので助かるのです。

3.メールで聞く

また、言葉でうまく説明できないor回答をすぐ理解できなそうな場合には、あえてメールを使って質問するというのも有効です。

メールでの質問は相手も手が空いたときに回答できますし、聞く方も対面ではないので気が楽、内容をじっくり推敲できる、さらに記録として残るなどメリットが多いのです。

ただ『近くにいるのにメールなんて』と感じる人もいるので、一言『メールで質問したので回答をお願いします』と言葉を添えると良いでしょう。

メールは『1.聞くべきことを整理して聞く』や『2.報告&確認しながら聞く』際にも有効ですね。

3.『仕事が遅い。予定通りに進まない』ときの7つの対策

そして『仕事ができない』と感じる3つめのポイントが『仕事が遅い』です。

これはほかの2つに比べて、やり方次第ですぐに改善効果が出やすいのが特徴です。

今回は仕事が遅い人にありがちな7つの特徴とそれに対する効果的な対策をご紹介します。

きっと当てはまるものがあるはずですよ。

1.作業内容の優先順位をつける

仕事が遅い場合の特徴として、やるべき作業の優先順位がつけられていないことが挙げられます。

普段の仕事では1つの作業を集中できることは少なく、途中で別の依頼や作業指示が入ることがほとんどです。

その為多くの場合複数の作業を並行してすすめることになります。

その時、必ず各作業の優先度を明確にして作業しましょう。

ポイントは『完了期限』と『それが終わらない場合の影響』です。

あえて意識しないと『やりやすそう』とか『自分が気になる』という自分ルールに従って動いてしまうので要注意です。

2.1割、3割、7割完成で報告を

作業はすべて完成した時点で出すのではなく、途中段階で報告する癖をつけましょう。

例えば資料の作成にしても、まず1割の時点で方向性を確認し3割の時点で全体像を確認します。

そして7割の時点で細かい部分の修正や認識合わせを行います。

実際にはこの1割、3割の時点で認識が大きくずれているということが頻繁に起こります。

もし最後まで終えてから認識が間違っていたら大きな手戻りになってしまいますから、初期の認識合わせがいかに重要かがわかるでしょう。

また、7割の時点で報告することで相手に「ほぼ終わっている」と認識してもらえます。これもまた非常に大きなメリットです。

実際のところ、資料などは7割終わっていればだいたい使えるレベルになっているもので、残りの3割はほとんど自己満足みたいなものなのです。

3.作業タスクは細かく細分化する

やるべきことが想定していたよりも時間がかかってしまい、期間内に終わらなかったというのもよくあることです。

これは多くの場合、具体的な作業内容が不明瞭なために作業時間の見積もりが甘くなることが原因です。

例えば見積書をつくるにしても『実は専用のフォーマットが必要だった』『そのために総務部に申請が必要だった』『申請書の書き方がわからない』『申請書に上司のハンコが必要だった』

など、掘り下げていくと実は様々な事前作業が必要で想像以上に時間がかかる作業であることが分かる場合もあります。

こういった【作業内容が明確になっていないこと】は曖昧なまま着手せず、最初のうちに整理しておきましょう。

そうすることでより正確に作業時間を見積もれるはずです。

4.すべて1から作ろうとしない

 

何か物を作るとき、誰かが作った過去の物をなるべく流用する事は作業時間を短縮するために非常に重要です。

あなたがクリエーターやミュージシャンではなく、一般企業のサラリーマンならばオリジナリティよりも効率性を重視しましょう。

資料のフォーマットや素材など決まったテンプレートがないか初めに確認しましょう。

あればそれを使うべきですし、過去の報告書などの構成をそっくり使いまわしするのも有効です。

本当に1から作らなければならない資料は意外と少ないものです。

5.繰り返しの作業を以下に短くできるかを考える

『すべて1から作ろうとしない』と似ていますが、繰り返し行う作業は可能な限り効率化出来るように工夫しましょう。

メール文章のテンプレート化を始め、Excelやテキストエディタのマクロなんかもちょっと調べればそのままコピペで使える情報がネット上にたくさんあるはずです。

また、そこまで頻度は多くないものの、やり方を忘れがちな定期作業なんかは自分用の簡単な手順書を一度作っておくと後々時間短縮になるでしょう。

これは前述の『ミスを無くす仕組みづくり』の考え方にもつながっていきます。

6.必要な資料は普段から整理しておく

色々な会議の資料などを適当にしまっておいて『必要な時にすぐに参照出来なかった』という経験はないでしょうか。

これは積もり積もってかなりの時間ロスにつながります。

メールや電子ファイルはちゃんとわかりやすくフォルダ分けし、すぐに探せるように整理しておきましょう。

紙の資料の場合は日付入りの付箋をつけて、種類別にクリアファイルにまとめて保管するのがおすすめです。

たったこれだけで資料を探す手間が劇的に改善しますから、すくにでも実践しましょう。

7.時間管理の概念を持つ

なにか仕事を完成させたときに、それにかかった時間がどのくらいだったのかをしっかりと意識しているでしょうか。

終わった仕事に関して、結局どのくらい時間を費やしたのかを振り返る人は少数です。

しかし、作業をすばやく終わらせるために時間管理の概念をもつことは必須です。

自分が行った作業にどのくらい時間がかかったのか大体で良いのでメモしておく習慣をとりましょう。

おそらく最初のうちは殆どの場合、想定した時間よりかかっていることでしょう。

その想定時間とのズレが見積もりの甘さにもつながるわけです。

振り返りを繰り返すことで、徐々に見積もり時間と実際の作業時間のズレが少なくなっていくはずです。

【最後に】ストレスでうつになる前に知っておいてほしいこと

というわけで『仕事がわからない』『自分が無能過ぎて辛い』と感じる場合に見直すべき実践的なポイントをまとめてみました。

ポイントを簡潔にまとめると以下の様な感じです、

  1. 誰だってミスをする。重要なのは『ミスを減らすには仕組みづくり』を考えること。
  2. 言われたことが理解出来ないときは『メモ』して『細分化』して『確認』する。
  3. 仕事が遅いときは7つのポイントを見直すこと。必ず改善ポイントがある。

これらを複合的に実践すれば確実に仕事の精度は変わっていきますので、ぜひ取り入れてみてください。


最後に、すでにストレスで潰れそうになっている人に伝えたいことがあります。

繰り返しになりますが、仕事ができるかどうかは個人の能力よりもその殆どが仕事の取り組み方や経験値によるものが大きいです。

もし、これらのポイントを意識して頑張ってみてもやはりどうにもならないと感じるならばそれは人間関係や職場環境による要因の可能性が高いのです。

そういうときは無理にそこで頑張ろうとせず、思い切って環境を変えることが極めて現実的かつ前向きな解決法といえるでしょう。

実は僕も過去の職場では人間関係に非常にストレスを感じていたため転職しました。

新しい職場は人間関係も良好で、落ち着いてじっくりと自分の問題点を冷静に分析することができたことで以前よりもずっとミスが減り、仕事にもやりがいを感じることができるようになりました。

『自分は仕事ができない』と感じている人でも職種や職場を変えることで飛躍的に活躍できるようになることは珍しくありません。

その点だけは忘れないでおいてくださいね。

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